Hóa đơn tạo lập, sử dụng phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý. Khi viết hóa đơn cần viết đúng, viết đủ theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn.
1. Màu mực dùng để viết hóa đơn
Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, khi viết hóa đơn phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
Tuy nhiên, theo Công văn 51188/CT-TTHT ngày 31/7/2017, nếu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có sử dụng mực đỏ nhưng vẫn đáp ứng theo đúng nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn này được coi là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Xem thêm: Các lỗi cần tránh khi tạo lập hóa đơn điện tử
2. Ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Xem thêm: Xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ, tên công ty
3. Ghi ngày, tháng, năm trên hóa đơn
“Ngày tháng năm” trên hóa đơn là ngày tạo lập hóa đơn. Tuy nhiên, đối với mỗi trường hợp khác nhau thì ngày lập hóa đơn cũng khác nhau được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Ví dụ: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
4. Ghi thông tin người mua khi họ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin
Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn.
Trường hợp này thì người bán có ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
Xem thêm: Cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại
5. Ghi thuế suất thuế Giá trị gia tăng trên hóa đơn
Người viết hóa đơn phải ghi rõ thuế suất áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra của mình là 0% hoặc 5% hoặc 10%.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì không ghi thuế suất mà gạch chéo lại vị trí ghi thuế suất.
6. Ghi tiền trên hóa đơn
Theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, dòng thành tiền trên hóa đơn phải được ghi bằng số và bằng chữ. Trong đó:
6.1. Số tiền ghi trên hóa đơn
- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
- Người lập được lựa chọn ghi số thập phân theo một trong hai cách sau (khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC):
+ Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị;
+ Hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
6.2. Đồng tiền trên hóa đơn
Đồng tiền trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Tuy nhiên theo quy định tại điểm e khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC về cách ghi đồng tiền trên háo đơn cần chú ý thêm:
+ Người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
+ Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.
Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn ghi sai số tiền
7. Ký tên trên hóa đơn
7.1. Đối với người bán hàng
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, người ký tên trên tiêu thức “Người bán hàng” phải là thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức này thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
7.2. Đối với người mua hàng
Theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người ký phải là người mua (nếu là cá nhân) hoặc đại diện hợp pháp của người mua (nếu là tổ chức; hoặc người được người mua ủy quyền ký hóa đơn).
Trường hợp người mua hàng mua hàng qua mạng, fax, điện thoại thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.
Trên đây là bài tư vấn của chúng tôi về “Một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn” gửi đến bạn đọc. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.