Có rất nhiều cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng mà vẫn đúng pháp luật. Thông thường, chúng ta sử dụng 2 cách phổ biến, cụ thể như sau:
1. Ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn
Đây là cách ghi hóa đơn khá phổ biến và được áp dụng nhiều trên thực tế. Với cách ghi này, người bán chú ý thực hiện đúng theo quy định của pháp luật tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Cụ thể:
– Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau”;
– Dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.
– Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác.
– Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.
– Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
Xem thêm: Nội dung bắt buộc của hóa đơn GTGT
2. Lập bảng kê hàng hóa đã bán
Đây cũng là một trong những cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng được pháp luật quy định. Theo đó, người bán có thể lập bảng kê hàng hóa bán ra kèm theo hóa đơn. Khi sử dụng phương thức này thì bạn cần chú ý:
Một là, đối với nội dung trên hóa đơn:
– Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”.
– Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Hai là, đối với nội dung trên bảng kê:
Bảng kê do người bán tự thiết kế nhưng phải đảm bảo các nội dung chính bao gồm:
– Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế;
– Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
Không những vậy, bảng kê cũng phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn nào, số bao nhiêu, ngày tháng năm cụ thể nào và có phải đầy đủ các chữ ký của cả người bán, người mua. Nếu một trang không đủ thì người bán tiếp tục liệt kê hàng hóa sang trang tiếp theo, đánh số liên tục và có đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Bản kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn và được lưu lại cũng hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
Xem thêm: Nhận biết hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
Trên đây là bài tư vấn của Taxkey về “Cách viết hóa đơn có nhiều mặt hàng, nhiều dòng” gửi đến bạn đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn pháp lý và được cung cấp dịch vụ kế toán thuế. Trân trọng./.