Hóa đơn GTGT muốn đưa vào sử dụng thì phải được lập theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. Vậy, hóa đơn GTGT được lập theo nguyên tắc nào?
1. Khái niệm hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn giành cho tổ chức, cá nhân kinh doanh theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau đây:
– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.
Xem thêm: Nội dung bắt buộc của hóa đơn GTGT
2. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
Đối với việc lập hóa đơn GTGT thì phải tuân theo các nguyên tắc cụ thể quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Các nguyên tắc đó bao gồm:
2.1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Thông tư hướng dẫn cụ thể về các trường hợp lập và giao hóa đơn cho người mua là Thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, việc tạo lập hóa đơn GTGT phải hợp pháp, hợp lệ, hợp lý. Hóa đơn được lập, phải giao cho người mua, trường hợp người mua không lấy thì phải ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn”.
Xem thêm: Nhận biết hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
2.2. Tuân thủ quy định về việc lập hóa đơn và nội dung thể hiện trên hóa đơn
Một là, đối với việc lập hóa đơn:
Điểm a Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, theo đó, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.
Việc lập hóa đơn GTGT bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Hai là, đối với nội dung thể hiện trên hóa đơn
Nội dung trên hóa đơn GTGT khi người bán lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
– Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Không được tẩy xóa, sửa chữa;
– Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
– Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.
2.3. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
Hóa đơn GTGT khi lập phải có ít nhất 2 liên, tối đa là 9 liên, trong đó, liên 1 được lưu. Tuy nhiên, đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập.
Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Chú ý đối với việc lập Bảng kê:
– Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
– Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
+ Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị.
+ Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
– Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu.
2.4. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.
Trên đây là bài tư vấn của Taxkey về “Hóa đơn GTGT được lập theo nguyên tắc nào?” gửi tới bạn đọc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn pháp luật và được cung cấp dịch vụ kế toán thuế.
Trân trọng./.
Comments are closed.