Văn phòng ảo và các vấn đề liên quan

Văn phòng ảo được du nhập vào Việt Nam từ những năm 2006. Trong những năm gần đây, loại mô hình này đang được các doanh nghiệp để ý đến. Vậy văn phòng ảo là gì? Các doanh nghiệp đang có ý định thuê văn phòng ảo cần lưu ý những vấn đề gì? Sau đây, Taxkey sẽ giúp quý khách hàng giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo là dịch vụ cho thuê địa chỉ tòa nhà để làm giấy phép đăng ký kinh doanh và đặt văn phòng đại diện để tiếp khách dành cho tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam. Đây là loại hình đã xuất hiện từ lâu trên thế giới nhưng chỉ vừa được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm trong vài năm trở lại đây. 

Khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ mặc nhiên sở hữu diện mạo của  một văn phòng truyền thống như:

+ Tiếp tân trực điện thoại, tiếp nhận thư, fax,…

+ Thông tin doanh nghiệp: Địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Tất cả đều hợp lệ.

+ Không gian văn phòng thực thụ: Các thiết bị đều có sẵn và chuyên nghiệp. 

2. Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo

2.1. Ưu điểm của văn phòng ảo

– Tiết kiệm chi phí

Với mô hình văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần đầu tư một khoản tiền lớn để thuê mặt bằng và tu sửa lại. Mô hình văn phòng ảo sẽ giúp bạn tiết kiệm được 75-80% chi phí. Đây cũng chính là ưu điểm nổi bật nhất của mô hình văn phòng ảo được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.

– Hình ảnh chuyên nghiệp

Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp không gian làm việc thực thụ, chuyên nghiệp. Vị trí ở trung tâm và dễ tìm kiếm. Đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện năng động – nhiệt tình – trách nhiệm cao. Văn phòng ảo cũng là nơi nhận bưu thư, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt. Các địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các mặt tiền của các dãy phố lớn. Gần kề với các doanh nghiệp lớn trong nước, có các ngân hàng, nhà hàng, khách sạn bên cạnh nên rất thuận tiện trong việc tiếp khách, ăn uống, nghỉ ngơi. Doanh nghiệp được sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng ảo. Từ đó sẽ xây dựng hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng, đối tác.

– Mở rộng thị trường

Với văn phòng ảo, các doanh nghiệp có thể mở rộng chi nhánh của mình khá dễ dàng tại các thành phố lớn. Sở hữu một văn phòng đại diện, địa điểm giao dịch trực tiếp tại các quận trung tâm sẽ giúp khách hàng tìm đến với doanh nghiệp thuận tiện hơn. Đặt chi nhánh tại các tòa nhà văn phòng hạng A cũng làm tăng sự tin tưởng của khách hàng vào doanh nghiệp. Văn phòng ảo có thể cho phép các doanh nghiệp linh hoạt mở rộng thị trường sang thành phố khác với chi phí tối thiểu. 

2.2. Nhược điểm của văn phòng ảo

– Không có chỗ ngồi cố định

Đây là loại hình dịch vụ chia sẻ. Nhiều doanh nghiệp cùng dùng chung một địa chỉ kinh doanh. Nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên.

– Việc họp hành, gặp gỡ khách hàng phải đặt lịch trước

Do có nhiều công ty, doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ của văn phòng. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định của bên cho thuê văn phòng ảo về vấn đề này. Điều đó sẽ khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn.

– Vấn đề đảm bảo sự riêng tư, sự bảo mật

Có nhiều công ty, doanh nghiệp cùng thuê tại một văn phòng ảo. Do đó, vấn đề bảo mật thông tin, vấn đề đảm bảo quyền riêng tư sẽ rất khó được thực hiện. 

3. Đối tượng được sử dụng văn phòng ảo

Một số đối tượng sử dụng văn phòng ảo:

+ Những cá nhân bắt đầu kinh doanh không muốn sử dụng nhà riêng hay số điện thoại của họ trên các tài liệu marketing.

+ Những chuyên gia làm việc trong văn phòng khách hàng của họ.

+ Những doanh nghiệp mở rộng thị trường sang thành phố khác hoặc quốc gia khác. 

+ Bất kỳ ai quan tâm đến việc thành lập doanh nghiệp cần một địa điểm kinh doanh không tốn chi phí. 

4. Tính pháp lý của văn phòng ảo

Hiện nay Luật Doanh nghiệp hay văn bản pháp luật nào chưa có quy định doanh nghiệp không được thuê văn phòng ảo để làm trụ sở kinh doanh. Vì vậy, việc doanh nghiệp thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật.

Dù thuê văn phòng ảo hay văn phòng thật, doanh nghiệp vẫn còn có con người thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được. Văn phòng “ảo” hay “thật” không quan trọng bằng việc doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Do đó, vấn đề cốt lõi là quản lý con người chứ không phải quản lý trụ sở.

5. Những lưu ý khi thuê văn phòng ảo

+ Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng. Nên doanh nghiệp cần chọn một công ty uy tín là rất cần thiết.

+ Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu có chỗ nào không hiểu hoặc thắc mắc về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.

+ Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

+ Tùy thuộc vào vấn đề tài chính và phương hướng phát triển, doanh nghiệp cần đưa ra phương án hợp lý. 

Trên đây là bài viết tìm hiểu về Văn phòng ảo là gì và các vấn đề liên quan cần chú ý quan tâm. Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi. 

>>>Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty, doanh nghiệp trọn gói giá rẻ    

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *