Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng phải có mẫu số và ký hiệu. Quy định về ký hiệu, mẫu số hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào? Các kế toán cần lưu ý.

Được quy định tại Phụ lục 1, ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC

1. Tên hóa đơn:

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng. Thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo. Nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH; HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH); HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN; HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN);…

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn): 

Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu mẫu số hóa đơn có 11 ký tự.

– 2 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn.

– Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn.

– 1 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn.

– 1 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

– 3 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

♣ Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

Loại hóa đơn Mẫu số
1. Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
2. Hóa đơn bán hàng 02GTTT
3. Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
4. Các chứng từ được quản lý như hóa đơn. Gồm:  
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
– Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

Ví dụ: Ký hiệu  01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có sự thay đổi trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành. Như: Một trong các nội dung bắt buộc; Kích thước của hóa đơn; Nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý;…

Đối với tem, vé, thẻ:

Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự. Cụ thể:                

+ Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng

+ Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

3. Ký hiệu hóa đơn: 

Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và hai chữ số cuối của năm.

Ký hiệu hóa đơn:

+Có 6 ký tự đối với hóa đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in.

+ Và có 8 ký tự đối với hóa đơn do Cục Thuế phát hành.

Cụ thể:

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt. Bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y.

– 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn.

Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm.

Ký hiệu của hình thức hóa đơn: 

  • E: Hóa đơn điện tử
  • P: Hóa đơn đặt in
  • T: Hóa đơn tự in

– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

Ví dụ: Hóa đơn có ký hiệu AA/18E: 

  • AA – Ký hiệu hóa đơn
  • 18 – Năm tạo hóa đơn
  • E – Ký hiệu hóa đơn điện tử

♣ Để phân biệt hóa đơn đặt in của các Cục Thuế và hóa đơn của các tổ chức, cá nhân, hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hóa đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hóa đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau: 01AA/17P. Thể hiện Hóa đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2017

4. Số thứ tự hóa đơn: 

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn. Gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5. Liên hóa đơn 

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn.

Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên. Trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

+ Từ liên thứ 3 trở đi: được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên. Trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

6. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn

Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn. Bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hoá đơn được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

>>>Xem thêm: 

Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập

Trên đây là nội dung về ký hiệu, mẫu số hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.

>>>Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói uy tín nhất 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *