Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước khi sử dụng

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán phải thực hiện thủ tục thông báo. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Cùng Taxkey tìm hiểu về vấn đề này.

1. Thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng

Từ ngày 1/11/2018, các doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Chúng ta không thể phủ nhận được rằng hóa đơn điện tử cũng có những lợi ích. Các doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn điện tử cần phải lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn gửi lên cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp mình. Việc thông báo phát hành hóa đơn của các tổ chức kinh doanh quy định tại Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn. 

Nếu không thực hiện, sẽ bị phạt. 

>>>Xem thêm: Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

2. Điều kiện để tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử.

– Có chữ ký số.

Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

3. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: 

– Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Hóa đơn mẫu (Do nhà phân phối cấp)

4. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

4.1. Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1)/Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành/Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”.

4.2. Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Truy cập vào hệ thống Khai thuế qua mạng

Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đơn vị. Tích chọn mục Tài khoản. Chọn Đăng ký thêm tờ khai. 

Chọn Thông báo phát hành hóa đơn.

Đơn vị vào nộp tờ khai và tải thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng XML lên nộp.

Sau khi đơn vị nộp xong thực hiện vào Tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn.

Scan các mẫu trong bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn và đưa vào cùng một file word.

Đơn vị thực hiện tra cứu tờ khai thông báo phát hành hóa đơn sau đó tích chọn vào mục Gửi phụ lục để gửi đính kèm file word và cắm chữ ký số để gửi tờ khai.

Sau hai ngày đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn. Nếu không nhận được thông báo sai từ cơ quan thuế đơn vị bắt đầu sử dụng. Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn của đơn vị không hợp lệ thì cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị.

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi. Taxkey cung cấp dịch vụ kế toán giá rẻ chất lượng trọn gói

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *