Cách viết hóa đơn có nhiều hàng, nhiều dòng

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp có nhiều mặt hàng hóa, nhiều dòng thì cách viết hóa đơn như thế nào? Cách viết hóa đơn có nhiều hàng, nhiều dòng như thế nào? Cùng Taxkey tìm hiểu.

1. Tìm hiểu chung về hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. 

Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay gồm: 

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Thông thường mỗi một hoá đơn có tối đa 10 dòng. Nếu khi xuất hoá đơn từ 10 dòng trở xuống thì được viết vào một tờ hoá đơn theo trình tự sắp xếp hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền như trên hợp đồng quy định. Nếu như trong một hợp đồng có nhiều hàng hoá, thành phẩm xuất bán ra lớn hơn 10 dòng thì phải viết hóa đơn theo cách khác.

>>>Xem thêm: Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

2. Cách viết hóa đơn có nhiều hàng, nhiều dòng

Theo Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

  • Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn.
  • Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

2.1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều hóa đơn

Người bán hàng có thể thực hiện như sau:

– Ghi rõ thông tin người bán, thông tin người mua ở số hóa đơn đầu tiên.

– Hóa đơn số 1: Hóa đơn có 10 dòng thì ghi thứ tự hàng hoá từ số 1 đến số 9 với các nội dung trên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Còn dòng thứ 10 của số hóa đơn này ghi cụm từ “tiếp số sau”.

– Hóa đơn số 2: Dòng đầu tiên ghi cụm từ “tiếp số trước”. Sau dòng này đánh số thứ tự tiếp theo là mặt hàng thứ 10, 11, cho đến dòng thứ tự số 18. Đến dòng số 19 của hoá đơn tiếp theo này tiếp tục ghi “ tiếp số sau”.

– Tiếp tục như vậy sang hoá đơn số 3: Dòng đầu tiên ghi cụm từ tiếp số trước”. Sau dòng này đánh số thứ tự tiếp theo là mặt hàng thứ 19, 20, cho đến dòng thứ tự số 27. Đến dòng số 28 của hoá đơn tiếp theo này tiếp tục ghi “ tiếp số sau”.

– Thực hiện cho đến khi liệt kê hết các loại mặt hàng.

♠ Lưu ý:

Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị:

Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);

Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu.

Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

2.2. Người bán hàng lập bảng kê kèm theo hóa đơn

♣ Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn ghi như cách viết hóa đơn bình thường.

♣ Nội dung trên bảng kê:

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế

+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Nên kẹp bảng kê với hoá đơn liên 3 của hoá đơn.

Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập

3. Đối với hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bng phương tiện điện tử. Từ ngày 01/11/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực. Các tổ chức cá nhân sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các tổ chức cá nhân, kinh doanh sẽ quan tâm về vấn đề hóa đơn điện tử. 

Với hóa đơn điện tử, số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ File hóa đơn. Đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê. Hay nói cách khác, mỗi số hóa đơn điện tử có thể gồm nhiều trang. Vì vậy không thể áp dụng quy định về xuất hóa đơn bán hàng kèm bảng kê. Việc xuất hóa đơn kèm bảng kê chỉ được áp dụng khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

Trên đây là bài viết về cách viết hóa đơn có nhiều hàng, nhiều dòng. Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi. Taxkey cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói uy tín nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *