Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng bán hàng hóa, dịch vụ, phải tuân thủ một số nguyên tắc lập hóa đơn. Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng? Sau đây, Taxkey sẽ giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề này.

1. Tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán. 

Là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Và được áp dụng trong các trường hợp sau: 

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.

– Hoạt động vận tải quốc tế.

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

>>>Xem thêm: Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

2. Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng

2.1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC

2.2. Người bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn trong các trường hợp

  • Hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
  • Hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động. Trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

Nội dung trên hóa đơn:

  • Phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Không được tẩy xóa, sửa chữa.
  • Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
  • Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
  • Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

Lưu ý: 

Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn. Trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.

Nhưng phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có: Tên; Mã số thuế và địa chỉ của người bán; Tên hàng hóa, dịch vụ; Giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra; Ngày lập;Tên và chữ ký người lập Bảng kê.

Nếu doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày.

Cuối ngày phải lập một hóa đơn giá trị gia tăng. Hoặc lập hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày. Thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

2.3. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên

Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. 

– Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông; hóa đơn tiền điện; hóa đơn tiền nước; hóa đơn thu phí của các ngân hàng; vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải; các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính:

Khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê. (Với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.)

– Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử . (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong)

Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

+ Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị.

+ Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu.

2.4. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn

– Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống:

Thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

– Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ

Thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

3. Nguyên tắc cách lập một số tiêu thức trên hóa đơn

3.1. Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày tháng năm lập hóa đơn chính là thời điểm xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần lưu ý.

>>>Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ  

3.2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán. 

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ.

Trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán. 

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng. (Như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Thành phố” thành “TP”; “Việt Nam” thành “VN”; hoặc “Cổ phần” là “CP”; “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”; “khu công nghiệp” thành “KCN”; “sản xuất” thành “SX”; “Chi nhánh” thành “CN”;…) Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà; tên đường phố; phường xã; quận, huyện; thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. 

+ Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

+ Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính. 

+ Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế. 

+ Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày. 

+ Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

3.3. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra. Gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: Thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: Thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. (Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…)

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…. Và các loại hàng hóa này được bán theo kỳ nhất định. Thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

>>>Xem thêm: Cách viết hóa đơn có nhiều hàng nhiều dòng

3.4. Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Hóa đơn phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì thủ trưởng phải ủy quyền cho người trực tiếp khác ký. Và phải ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

3.5. Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Hóa đơn phải có chữ ký của người mua hàng. Đối với khách hàng mua hàng không trực tiếp (Như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, fax) thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn, tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax.

Đối với hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập

3.6. Đồng tiền ghi trên hóa đơn

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn bằng ngoại tệ  

Trên đây là những nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu khách hàng còn có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn giải đáp. Taxkey cung cấp dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *