Quy định về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng – điện tử

Chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng – điện tử có vai trò quan trọng. Quy định pháp luật về vấn đề này như thế nào? Taxkey sẽ giúp khách hàng giải đáp thắc mắc về vấn đề này.

1. Tìm hiểu về chữ  ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng

Khi tiến hành lập hóa đơn, người mua và người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

Phần chữ ký của người bán, có thể là thủ trưởng cơ quan đơn vị, hoặc người đại diện theo pháp luật. Có thể là người bán hàng.

Trường hợp người đại diện pháp luật, thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức “người bán hàng”. Thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng. Người trực tiếp bán hàng sẽ ký ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn.

 Nếu trên hóa đơn không có tiêu thức “người bán hàng” mà thay vào đó là “người lập” hay “thủ trưởng đơn vị”. Và các chỉ tiêu trên hóa đơn đầy đủ, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Thì hóa đơn đó vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ để hạch toán kế toán.

Chữ ký của người mua có thể có hoặc không. Đối với việc mua hàng không trực tiếp (như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX) thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn.

>>>Xem thêm: Các loại hóa đơn sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay

2. Chữ ký trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những hình thức của hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/11/2018, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử. Một số doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in đến hết 31/10/2020. Do đó, từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp trong nước sẽ bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử.

Chữ ký sử dụng trong hóa đơn điện tử là chữ ký số. Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử. Giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành. 

Chữ ký điện tử của người bán bắt buộc phải có trên hóa đơn. Chữ ký số của người mua là không bắt buộc. Nếu người mua là đơn vị kế toán thì bắt buộc phải có chữ ký điện tử trên hóa đơn. 

>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập

3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Hóa đơn điện tử yêu cầu bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Chữ ký số của người mua có thể có hoặc không như đã nêu ở mục 2

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Không có hiu lực để giao dch, thanh toán. Trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Do đó, khi chuyển đổi thành chứng từ giấy, bắt buộc phải có chữ ký của người bán. 

4. Một số vấn đề cần lưu ý về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng – điện tử

– Không bắt buộc phải ký trực tiếp trên từng liên của hóa đơn:

Chỉ cần ký trên liên 1. Sau đó in sang hóa đơn liên 2, liên 3. Như vậy, là hóa đơn hợp lệ.

– Không được ký chứng từ kế toán, không được ký hóa đơn bằng màu mực đỏ. Không đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 

– Về ủy quyền ký hóa đơn, người đại diện theo pháp luật hoặc thủ trưởng đơn vị quyết định số lượng người bán được ủy quyền ký hóa đơn. Doanh nghiệp quyết định có thể một người hoặc nhiều người bán hàng ký hóa đơn theo nhu cầu.

– Nếu chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp phải gia hạn chữ ký số. Khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Sau đó cập nhật chứng thư số và xác thực hóa đơn như bình thường.

– Khi người mua không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải xuất hóa đơn.

>>>Xem thêm: 

Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng khi khách hàng không lấy hóa đơn

Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ

Trên đây là bài viết về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng – bán hàng – điện tử. Nếu khách hàng còn có thắc mắc, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp ngay. Taxkey cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói giá rẻ

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *