Xác định hóa đơn điện tử hợp lệ như thế nào?

Hóa đơn hợp lệ là như thế nào? Hóa đơn điện tử phải có những điều kiện gì để là hóa đơn điện tử hợp lệ. Các kế toán cần lưu ý về vấn đề này.

1. Hóa đơn hợp lệ

Thế nào là hóa đơn hợp lệ? Hóa đơn phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nội dung các nội dung sau:

– Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Trước tiên đối với hoá đơn giá trị gia tăng thông thường, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn; Tên liên hoá đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

  • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
  • Tiền hàng bằng chữ
  • Người  mua hàng, người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

>>>Xem thêm: Cách nhận biết hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp, hợp lý, hợp lệ   

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

  • STT, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
  • Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng  tiền thanh toán.
  •  Tiền hàng bằng chữ
  • Người  mua hàng, người bán hàng
  • Ký và đóng dấu của người bán hàng

Ngoài những tiêu chí cơ bản trên, hóa đơn điện tử hợp lệ có những tiêu chí khác như: 

  • Bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử không có liên
  • Ký hiệu số Serial
  • Chữ ký điện tử
  • Mẫu hoá đơn điện tử hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

>>>Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tìm hiểu về hóa đơn điện tử

3. Một số nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt. Và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

>>>Xem thêm: Những nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng đã lập

4. Hóa đơn điện tử hợp pháp

Hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi có các điều kiện sau:

– Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc theo Khoản 5 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

– Phải có đầy đủ các nội dung của hóa đơn điện tử.

– Phải xuất hóa đơn đúng thời điểm.

– Phải có định dạng chuẩn.

– Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Trên đây là những thông tin cơ bản để xác định một hóa đơn điện tử hợp lệ. Nếu khách hàng có thắc mắc, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp.

>>>Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói uy tín   

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *